Bagaimana Pustakawan Bekerja di Tengah Pandemi Covid-19?

Pandemik Covid-19 mengubah pola interaksi dan kinerja pustakawan hari ini. | Sumber gambar: pixabay.com

Pasca WHO menetapkan coronavirus disease (Covid-19) sebagai pandemi global pada 11 Maret 2020 yang lalu, Pemerintah Indonesia pun langsung tanggap menyikapinya dengan menetapkannya sebagai Bencana Nasional pada 14 Maret 2020. Implikasinya, pemerintah pun kemudian mengimbau masyarakat untuk mengurangi aktivitas di luar rumah, termasuk imbauan bekerja dari rumah, yang populer dengan istilah work from home (WFH), sebagai bentuk kewaspadaan mencegah penyebaran virus ini secara masif.

Kebijakan tersebut menuai pro dan kontra. Apalagi di era post truth seperti saat ini dimana informasi bergulir begitu cepat dari kanal satu ke kanal lain, seolah-olah benar padahal tidak sama sekali. Ada yang langsung taat imbauan pemerintah untuk kerja dari rumah, tetapi tidak sedikit yang masih harus masuk kantor seperti biasa. BSN, kantor saya, termasuk yang langsung menyambut imbauan pemerintah dengan menginstruksikan pegawainya untuk melaksanakan kerja dari rumah. Saya perlu bersyukur karenanya.

Hari ini telah masuk minggu kedua pelaksanaan kerja dari rumah. Sebagai pustakawan, perubahan pola kerja menjadi “kerja dari rumah” ini ternyata berdampak pada perubahan pola interaksi antara pustakawan-pengguna, pustakawan-pustakawan maupun pustakawan-rekan kerja lainnya (manajemen). Secara umum pola interaksi tersebut menjadi 100% dilakukan secara daring (online) melalui berbagai platform. Sebagai aparatur sipil negara (ASN) meskipun bekerja dari rumah tetapi kami dituntut tetap melakukan pelayanan prima.

Berikut saya sampaikan apa saja yang kami lakukan dan bagaimana kami bekerja di Perpustakaan BSN sebagai best practices pustakawan selama masa “kerja dari rumah” (working from home) dalam rangka pencegahan penyebaran Covid-19. Tulisan ini cukup panjang, mohon siapkan cemilan Anda untuk teman baca. Semoga bermanfaat.

1. Optimasi layanan pengguna secara online

Perpustakaan BSN memiliki beberapa layanan publik yang menjadi indikator kinerja diantaranya; layanan dokumen standar (internal dan eksterna), baca dan unduh dokumen SNI (Standar Nasional Indonesia), konsultasi dan repositori. Beberapa layanan tersebut sebelumnya sudah ada yang full online, tetapi sebagian masih hybrid seperti layanan dokumen standar dan konsultasi yang masih tersedia dalam bentuk layanan secara konvensional (manual/tatap muka).

Pada masa krisis seperti saat ini, dalam rangka memberikan layanan pengguna yang optimal, kami juga mengoptimasi semua layanan perpustakaan. Per tanggal 16 Maret 2020, Perpustakaan BSN pun menutup sementara layanan tatap muka atau kunjungan langsung dan mengalihkannya menjadi layanan daring (online) termasuk untuk layanan dokumen standar dan konsultasi. Selain itu, untuk layanan dokumen standar yang sebelumnya dapat dipesan dalam format tercetak, sementara ini hanya dapat dilayani dalam format PDF. Hal ini akan mempersingkat proses layanan sehingga pengguna dapat dengan segera mendapatkan dokumen standar yang dibutuhkan.

2. Pemanfaatan media sosial secara efektif

Hari ini tentu kita menyadari kekuatan media sosial dalam menyebarluaskan informasi kepada masyarakat. Kecepatan akses dan respon serta interaksi yang dapat dilakukan melalui media sosial menjadi salah satu alasan berbagai pihak memanfaatkannya sebagai saluran diseminasi informasi yang efektif sekaligus efisien.

Tim pustakawan banyak berkoordinasi dengan tim media sosial BSN untuk membuat konten-konten informatif, mulai dari infografis penyesuaian layanan publik BSN, termasuk Perpustakaan, dan juga konten lainnya seputar Covid-19. Pemanfaatan media sosial seperti Instagram, Facebook dan Twitter saat ini sangat efektif dan efisien, selain misi mendiseminasikan informasi secara masif, engagement terhadap setiap konten yang disebarluaskan juga cukup tinggi sehingga dapat sekaligus menjadi strategi promosi bagi layanan Perpustakaan BSN.

3. Manajemen kontrak

Perpustakaan BSN dalam menjalankan tugas dan fungsinya banyak melibatkan vendor/stakeholder terkait pengadaan barang maupun jasa. Kondisi pandemi Covid-19 saat ini termasuk dalam keadaan kahar (force majeur), suatu keadaan yang terjadi di luar kehendak para pihak dalam kontrak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya, sehingga kewajiban dalam kontrak menjadi tidak dapat terpenuhi. Kondisi ini berdampak pada pasokan barang yang terkait kontrak dengan Perpustakaan BSN terhambat, bahkan berhenti sama sekali.

Nah, dalam hal ini pustakawan pun berperan untuk mengelola kontrak dengan vendor/penyedia dan juga PPK di lembaga. Kami mengomunikasikan terjadinya keadaan kahar sesegera mungkin (paling lambat 14 hari kalender) sesuai ketentuan LKPP secara tertulis dan terdokumentasikan. Ada beberapa pilihan tindakan dalam keadaan kahar seperti saat ini yaitu; terus dilanjutkan, kontrak dihentikan sementara, dan menghentikan kontrak secara permanen. Dalam hal ini, Perpustakaan BSN menggunakan ketiga opsi tersebut sesuai dengan penilaian kondisi kontrak yang telah dilaksanakan.

4. Manajemen krisis untuk acara perpustakaan

Sebelum krisis ini melanda, Perpustakaan BSN tengah merencanakan beberapa program kegiatan yang sebagian besar offline, mulai dari training, literasi informasi SPK (standardisasi dan penilaian kesesuaian, -red), monitoring dan evaluasi penyelenggaraan SNI Corner di beberapa wilayah. Karena kegiatan tersebut tentunya melibatkan banyak orang serta harus melakukan perjalanan ke berbagai wilayah yang saat ini menjadi zona merah penyebaran Covid-19, tim pustakawan dan manajemen Perpustakaan BSN pun memutuskan untuk menunda hingga waktu yang akan ditentukan kemudian dan beberapa acara harus dibatalkan. Hal tersebut semata untuk menghindari potensi penyebaran Covid-19 secara masif.

Dalam proses penundaaan atau pembatalan acara, hal terpenting yang kami lakukan adalah melakukan komunikasi dan koordinasi kepada pihak terkait melalui berbagai saluran seperti surel, aplikasi percakapan online (whatsapp, telegram) dan teleconference.

5. Koordinasi antar-pustakawan

Kinerja kami di Perpustakaan BSN hampir selalu terkait antara pustakawan satu dengan yang lain, terutama untuk layanan dokumen standar dan konsultasi. Pemrosesan layanan dokumen standar misalnya, setidaknya melibatkan 4 (empat) pustakawan mulai dari verifikasi pemesanan, verifikasi kode billing, verifikasi pembayaran hingga pengiriman file. Oleh karena itu perlu saluran komunikasi yang intens untuk berkoordinasi dalam layanan tersebut. Kami memanfaatkan media Whatsapp Group karena secara fungsi paling efektif dan efisien.

Selain itu, dalam hal monitoring dan evaluasi penyeleggaraan kegiatan perpustakaan, pustakawan dan manajemen Perpustakaan BSN memanfaatakan saluran teleconference. Rapat-rapat koordinasi kami lakukan secara daring memanfaatakan platform Zoom yang bisa digunakan dalam perangkat mobile maupun PC desktop.

6. Pustakawan sebagai “first responder” informasi

Sebagai pustakawan, kami menyadari memang bukan ahlinya terkait pandemik Covid-19 ini. Akantetapi pustakawan memiliki kompetensi dalam hal menelusur sumber-sumber informasi yang relevan dan kredibel terkait topik-topik tertentu, termasuk Covid-19. Oleh karena itu, di grup manajemen BSN kami sering diminta untuk menyediakan informasi yang akurat sebagai bahan press release atau konten media sosial. Selain itu, sebagai first responder, manajemen juga tidak jarang meminta bantuan pustakawan untuk memverifikasi informasi yang diterima, dengan kata lain memverifikasi apakah informasi itu benar atau disinformasi (hoax).

7. Mengompilasi sumber informasi yang kredibel terkait Covid-19

Peran satu ini memang tidak secara langsung terkait dengan kinerja sehari-sehari layanan di Perpustakaan BSN. Tetapi satu hal yang harus dipahami, profesi pustakawan memiliki peran penting di tengah masa krisis pandemik virus korona seperti saat ini, salah satunya dalam mengedukasi masyarakat untuk mengakses dan mendapatkan informasi yang benar dan terpercaya. Apalagi saat ini begitu banyak berseliweran informasi yang tidak jelas otoritasnya (hoax) di tengah masyarakat seputar isu Covid-19.

Nah, kami di Perpustakaan BSN berusaha mengompilasi berbagai informasi yang kredibel seputar isu Covid-19 dan menyebarkannya, mulai dari internal lembaga dan juga melalui media sosial. Upaya ini selain untuk memberikan referensi yang otoritatif kepada pengguna, juga dalam rangka meng-counter disinformasi (hoax) yang sudah tersebar.

8. Mengurasi artikel seputar topik Covid-19

Kegiatan kurasi artikel ini sudah menjadi kegiatan harian pustakawan di Perpustakaan BSN. Hasil kurasi artikel bisa dicek di portal kami yang sebagian besar ruang lingkupnya seputar perpustakaan, kepustakawanan, dokumentasi, data dan informasi. Di tengah kondisi wabah Covid-19 saat ini, perpustakaan memiliki peran menyebarluaskan informasi yang akurat dan kredibel sehingga tim pustakawan berinisiatif untuk mengkurasi artikel seputar topik Covid-19. Artikel yang kami kurasi bersumber dari portal-portal resmi informasi Covid-19, khususnya internasional, sehingga kami harus menerjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia terlebih dahulu agar lebih mudah dipahami oleh pengguna.

9. Menulis

Menulis adalah kegiatan alternatif yang kami lakukan untuk mengisi masa kerja di rumah, baik secara individu maupun kolaboratif. Bagi sebagian orang yang hobi menulis, banyak hal menguntungkan selama masa karantina diri ini. Kita bisa lebih produktif dalam menulis karena minim distraksi seperti undangan rapat dadakan, distraksi obrolan rekan kerja di sekitar, atau distraksi musik-musik yang seharusnya bisa didengarkan melalui perangkat ­earphone masing-masing. Menariknya, buat saya pribadi inspirasi dan mood menulis ternyata bisa saja muncul setelah mandiin anak atau mengganti popoknya karena sudah penuh pipis, termasuk ketika menulis artikel ini. Hehehe.

Tips work from home a la pustakawan

Satu poin penting yang perlu dipahami selama kerja dari rumah (work from home/WFH) adalah bahwa anggota tim kita mungkin tidak ada di tingkat produktivitas terbaiknya. Ada banyak kegelisahan yang muncul di antara keluarga dan teman, dan itu lumrah. WFH memerlukan tidak hanya rasa tanggung jawab yang tinggi, tapi juga empati dan rasa percaya. Ingat, ini adalah masa yang sangat berat untuk semua orang. Percayalah pada anggota tim bahwa mereka akan melakukan yang terbaik dalam situasi sekarang.

Berikut beberapa tips yang relevan dengan apa yang saya lakukan sebagai pustakawan selama masa WFH ini.

1. Ciptakan lingkungan yang tepat

Kantor memang didesain untuk kita bekerja dan fokus. Nah, ketika bekerja dari rumah mungkin kita akan menemukan hal berbeda sehingga perlu dan penting untuk menata ulang area kerja di rumah. Menyediakan area dengan penerangan cukup, minim gangguan, meja dan kursi yang nyaman menjadi satu paket yang esensial selama kerja di rumah.

Kita juga perlu memberikan penjelasan kepada anggota keluarga lain bahwa kita memerlukan waktu dimana harus bekerja, dan kapan bisa diganggu. Selain itu, jika di kantor kita memiliki rekan kerja yang bisa mengingatkan jam istirahat, berbeda ketika di rumah. Kita perlu membuat pengaturan waktu istirahat yang tepat. Jika perlu, pasang alarm di handphone.

2. Gunakan tool yang tepat

Kita perlu memastikan bahwa alat kerja dan koordinasi yang disepakati kantor atau tim sudah terpasang di perangkat kita (HP/laptop/PC). Perpustakaan BSN misalnya, menggunakan Whatsapp untuk berkirim pesan dan Zoom untuk teleconference.

Nah, sebagai best practice dalam penggunaan alat tersebut, tim juga perlu komitmen terhadap beberapa hal, diantaranya;

- Berkomunikasi secara ekstra. Tentukan ekspektasi dengan jelas dan buat Rules of Engagement untuk semua anggota tim selama periode WFH. Apa yang harus dilakukan secara sinkron dan tidak? Pasang status Whatsapp jadi Away tiap kali kamu meninggalkan meja kerja untuk istirahat, lalu berikan update jika kamu sudah selesai.

- Dokumentasikan hal penting. Rapat seringnya akan jadi tidak sinkron dalam kondisi WFH ini. Oleh karena itu, penting untuk selalu mendokumentasikan semua hal yang didiskusikan. Kita perlu mencatat setiap keputusan penting memanfaatkan file sharing kemudian disimpan di folder bersama yang bisa diakses semua orang

- Ekspert tip: Dalam memanfaatkan Zoom sebagai platform rapat daring, perlu memasang opsi video muted/off sebagai pengaturan awal. Kamu tentu tidak ingin terlihat di depan orang lain dalam kondisi kamar yang berantakan, dan Zoom membantu mencegah hal itu terjadi. 

3. Bangun pola pikir yang tepat

Pindah kerja dari kantor ke rumah mungkin akan jadi pengalaman yang sangat asing bagi banyak orang. Tapi semuanya berusaha menyesuaikan diri, jadi maklumilah mereka yang belum terbiasa. Kami di Perpustakaan BSN menyepakati waktu-waktu di mana seluruh anggota tim harus standby dan melakukan briefing singkat melalui Whatsapp Group.

Pada penghujung hari, kami juga terbiasa transparan melakukan ceklis apa saja yang telah dikerjakan selama hari ini melalui logbook kegiatan dan juga kendala apa yang dihadapi, sehingga bisa menjadi bahan evaluasi untuk perbaikan esok hari secara berkelanjutan.

Penutup

Work from home atau kerja dari rumah ini adalah momen yang akan mengubah bagaimana perpustakaan menjalankan fungsinya. Banyak hal yang sebelumnya dipandang tidak mungkin untuk dilakukan secara remote, ternyata terbukti bisa dikerjakan, dan tetap efektif.

------------------------------------------------------------------------------

Depok,

Selasa, 24 Maret 2020 [13:57 WIB]

Muhammad Bahrudin

Pustakawan BSN